Introduzione alle email in Xperience

L’email marketing è uno degli strumenti più potenti a disposizione ed è oggi più importante che mai. Xperience by Kentico offre strumenti integrati e flessibili per inviare email che raggiungono il tuo pubblico nel momento più opportuno.

Questa guida è il tuo punto di partenza per comprendere come funziona l’email marketing in Xperience. Se sei nuovo ai canali email di Xperience o vuoi semplicemente fare chiarezza su come il sistema si integra, sei nel posto giusto.

Essendo la prima guida su questo argomento, è pensata per offrirti una panoramica concettuale delle funzionalità di email marketing disponibili oggi in Xperience. Non imposterai ancora le email, ma al termine della lettura avrai compreso:

• Perché l’email marketing è ancora uno strumento vitale nell’attuale panorama digitale incentrato sulla privacy
• Quali tipi di email puoi inviare con Xperience e a quali scopi servono
• Cosa deve essere predisposto prima di poter iniziare a inviare email (come canali, template e tipi di contenuto)
• Come tu e il tuo team tecnico potete collaborare per creare e inviare le email

Che tu stia pianificando una newsletter, un messaggio di benvenuto o un’email di follow-up dopo l’invio di un form, questa guida ti fornirà le basi per pianificare e collaborare in modo efficace. Inoltre, scoprirai come questi elementi fondamentali ti preparano ai futuri aggiornamenti, come le funzionalità per le campagne e gli strumenti di ottimizzazione che renderanno ancora più potente la tua strategia di email marketing.

Iniziamo!

Perché l’email conta ancora nell’era della privacy

I marketer moderni affrontano una sfida sempre più grande: raggiungere gli utenti in un mondo regolato da rigide leggi sulla privacy come il GDPR, dal tracciamento ridotto dei browser e dalle restrizioni sui cookie. Ed è qui che l’email si distingue.

L’email è un canale diretto e basato sul consenso. Quando un cliente compila un form o si iscrive alla tua newsletter, ti dà il via libera per restare in contatto. Questo crea una relazione più affidabile e rispettosa, diversa dall’esperienza offerta da alcuni annunci digitali o dal tracciamento di terze parti, che possono risultare invasivi o poco percepibili dagli utenti.

Se la SEO aiuta a portare nuove persone sul tuo sito web, l’email ti permette di costruire relazioni di lungo termine con chi ha già mostrato interesse. Non devi preoccuparti dei cambiamenti negli algoritmi di ricerca o della perdita di visibilità. Se qualcuno ha dato il proprio consenso, il tuo messaggio arriva direttamente nella sua casella di posta, dove è più probabile che agisca di conseguenza.

Email di marketing

Le email di marketing sono messaggi che i marketer inviano direttamente dall’interfaccia di amministrazione di Xperience per comunicare con clienti o visitatori del sito. Vengono utilizzate per costruire relazioni, condividere aggiornamenti, promuovere servizi o guidare gli utenti lungo un percorso, ad esempio tramite newsletter, messaggi di benvenuto o offerte speciali.

1. Email regolari (newsletter e annunci)

Sono le email principali per raggiungere clienti e iscritti con aggiornamenti, promozioni, novità o contenuti formativi. Con Xperience puoi utilizzare le email regolari per:

• Newsletter mensili
• Annunci una tantum (come un nuovo servizio o una nuova funzionalità)
• Offerte stagionali o inviti

Queste email vengono inviate manualmente tramite l’interfaccia di amministrazione di Xperience, sia come invii singoli sia secondo una programmazione ricorrente. Sono ideali per mantenere la visibilità e coltivare relazioni a lungo termine con chi ha già mostrato interesse per il tuo brand.

Esempio con la demo Kbank: puoi inviare a piccoli imprenditori o consumatori una newsletter mensile con consigli finanziari, storie di clienti e informazioni sui nuovi servizi di banking per le imprese.

Cosa serve per inviare un’email regolare

Prima di poter inviare un’email regolare, è necessario avere una lista di destinatari. Si tratta di un elemento fondamentale, che indica al sistema a chi recapitare il messaggio.

Ci sono due modi principali per creare questa lista:

• Iscrizioni organiche: il metodo più comune è tramite un modulo sul tuo sito web. Quando qualcuno lo compila (ad esempio per ricevere la newsletter), il suo contatto viene aggiunto automaticamente alla lista dei destinatari
• Integrazioni personalizzate: gli sviluppatori possono configurare metodi più avanzati per creare liste di destinatari, come l’importazione di contatti da un sistema esterno, ad esempio un CRM. È utile quando disponi già di una base di contatti qualificati e vuoi inviar loro email senza dover copiare e incollare manualmente

Senza una lista di destinatari non è possibile inviare un’email regolare: il pulsante di invio rimane disabilitato fino a quando non viene assegnata una lista valida.

2. Autoresponder dei moduli

Gli autoresponder dei moduli sono email automatiche inviate quando qualcuno compila un modulo sul tuo sito. Di solito sono brevi e dirette, servono a ringraziare la persona, confermare l’invio oppure fornire subito il materiale richiesto, come un PDF o l’invito a un evento.

Queste email trasmettono affidabilità e professionalità: i visitatori hanno la conferma che la loro richiesta è stata ricevuta e ricevono subito indicazioni utili sui passi successivi.


Esempio di autoresponder sul sito demo Kbank: quando un visitatore richiede l’apertura di un conto o una consulenza per un prestito, riceve immediatamente un’email di conferma. Nella pratica, questa email può includere un elenco dei documenti da preparare per la chiamata o informazioni aggiuntive sulla persona che li contatterà.

Decidere se inviare un autoresponder o usare l’automazione

Puoi configurare un modulo per inviare direttamente un’autorisposta, senza dover utilizzare un flusso di automazione. Tuttavia, se vuoi creare un percorso più flessibile — ad esempio ritardare l’invio, aggiungere un secondo follow-up o attivare altre email — puoi utilizzare l’app Marketing Automation per gestire gli autoresponder.

Esempio:

1. L’invio di un modulo può attivare un’automazione che invia subito l’email di conferma
2. Dopo due giorni, una seconda email di follow-up viene inviata con risorse aggiuntive

In questo modo una semplice compilazione di modulo può diventare l’inizio di un piccolo customer journey.

3. Email di automazione

Le email di automazione sono messaggi inviati automaticamente come parte di un flusso di lavoro predefinito. Queste email vengono attivate da azioni specifiche, come clienti che si iscrivono a una newsletter, compilano un modulo o si registrano sul sito web, e ti aiutano a fornire contenuti tempestivi e pertinenti senza intervento manuale.

Qui puoi iniziare a creare percorsi personalizzati per i tuoi clienti. Invece di inviare un’unica email e sperare che funzioni, puoi guidare gli utenti in base alle loro azioni nel tempo.

Esempio: quando un utente si registra sul sito, puoi creare una semplice serie di benvenuto:

• Giorno 0: messaggio di benvenuto con una breve panoramica di cosa riceverà
• Giorno 2: guida utile per scegliere il conto aziendale più adatto
• Giorno 7: storia di successo di un cliente esistente per costruire fiducia

Puoi anche inviare un’email ai nuovi membri registrati che non si sono ancora iscritti alla newsletter.

Usa l’automazione con attenzione

Sebbene l’automazione possa gestire una varietà di scenari email, non consigliamo di usare i flussi di automazione per inviare newsletter di lunga durata o su larga scala.

L’automazione è più indicata per:

• Inviare uno o due messaggi di follow-up
• Gestire l’onboarding iniziale degli iscritti
• Rispondere a invii di moduli o eventi trigger

Esempio: è una buona idea usare l’automazione per:

1. Inviare un’email di benvenuto subito dopo l’iscrizione di un utente
2. Inviare un follow-up per impostare le aspettative (“Ecco quanto spesso riceverai nostre comunicazioni…”)

Dopo questo, è più efficiente e flessibile gestire le comunicazioni continue, come newsletter mensili o aggiornamenti sui prodotti, usando email regolari inviate tramite un canale email.

Questa separazione aiuta a mantenere i flussi di lavoro snelli e i messaggi più mirati.

4. Email di conferma

Usate per le azioni di iscrizione, queste email confermano che qualcuno si è registrato o ha annullato l’iscrizione con successo. Rafforzano la fiducia e chiariscono le scelte dell’utente.

Esempio: quando qualcuno si iscrive alla tua newsletter, riceve un’email di conferma chiara per sapere che l’iscrizione è avvenuta e cosa aspettarsi.

5. Cambio dello stato dell’ordine

Puoi configurare Xperience per inviare automaticamente messaggi ai clienti ogni volta che creano un ordine o quando cambia lo stato del loro ordine. Gli editor possono personalizzare il contenuto di queste email per riflettere il tono del brand e fornire istruzioni chiare, guidando il cliente in ogni fase del processo dell’ordine.

Esempio: un cliente può ricevere un’email che conferma l’avvenuta creazione dell’ordine, un’altra quando l’ordine viene spedito e una finale quando viene consegnato.

Invia notifiche al tuo team

È facile confondere le notifiche con le email di marketing, ma sono completamente diverse.

Le notifiche sono email interne del sistema che avvisano il tuo team quando accade qualcosa, come una nuova compilazione di un modulo o un errore di sistema. Non vengono inviate ai clienti e non fanno parte del tuo marketing via email.

Esempio: quando un cliente richiede un preventivo per un prestito aziendale, una email di notifica avvisa il team commerciale così che possa seguire rapidamente la richiesta. L’email può contenere tutti i dati forniti dal cliente tramite il modulo online.

Come funzionano le email “dietro le quinte”

Gli sviluppatori e gli amministratori di sistema devono implementare alcuni elementi fondamentali per far funzionare il marketing via email in Xperience. Non sarà necessario configurarli personalmente; allo stesso tempo, comprendendo come funzionano, potrai fare richieste più consapevoli e collaborare meglio con il tuo team tecnico.

1. Canali email: punto di partenza per ogni email di marketing

Prima di poter inviare qualsiasi email di marketing dall’interfaccia di amministrazione di Xperience, è necessario avere un canale email. Questo è un passaggio obbligatorio che definisce:

• Le informazioni del mittente (nome e indirizzo)
• Il metodo di invio (SendGrid o un altro server SMTP personalizzato, ecc.)
• Le impostazioni del canale, come limiti di invio o liste di contatti

2. Tipi di contenuto email: struttura che contiene ogni messaggio

Ogni email inviata in Xperience si basa su un tipo di contenuto. Gli sviluppatori preparano questi tipi di email e definiscono i campi che le email avranno.

Nello screenshot seguente, puoi vedere i diversi tipi di contenuto email disponibili nel sito demo Kbank. 


Per impostazione predefinita, tutti i tipi di contenuto email includono campi specifici per le email, come:

• Oggetto: il titolo dell’email nella casella di posta
• Testo di anteprima: il sommario che appare accanto o sotto l’oggetto nella maggior parte dei client di posta

Il tuo team può anche estendere questi tipi di contenuto con campi personalizzati, ad esempio un titolo principale, l’etichetta di una CTA o un’immagine in evidenza. Questo rende facile riutilizzare i contenuti e garantisce coerenza tra le email.

3. I modelli di email definiscono l’aspetto e il funzionamento delle tue email

Xperience supporta due tipi principali di modelli che definiscono come le email vengono visualizzate:

Modelli di email basati su macro

Questi modelli sono modificabili direttamente nell’interfaccia di amministrazione e utilizzano le macro per inserire valori dal tipo di contenuto dell’email. Se il tuo tipo di contenuto ha un campo “Headline”, il modello può visualizzarlo dinamicamente.

Sono particolarmente utili quando si utilizza contenuto strutturato e si vuole mantenere la formattazione coerente.

Modelli Email Builder (drag-and-drop)

Questi modelli sono creati utilizzando l’Email Builder, un editor visuale pensato per i marketer. Gli sviluppatori preparano un modello con zone modificabili, e tu puoi trascinare blocchi di contenuto nel layout senza necessitare di conoscenze di HTML.

Considerazioni sulle licenze

Tutti i progetti Xperience supportano l’invio di email su piccola scala tramite un microcanale email. Se prevedi di gestire campagne più grandi o volumi maggiori, avrai bisogno della licenza Advanced, che sblocca canali di dimensioni standard più ampie.

Cosa c’è in programma per le email in Xperience?

Sebbene le email in stile campagna e gli strumenti di ottimizzazione e sperimentazione non siano ancora disponibili, sono previsti negli aggiornamenti futuri. Una volta rilasciate, queste nuove funzionalità si baseranno sulle stesse fondamenta che stai imparando ora. Questo significa che, a partire da oggi, sei pronto per ciò che verrà.

Pronto per provare le email in Xperience?

Il sito demo Kbank Business Banking è fornito con dati di esempio che puoi esplorare in sicurezza. Per vedere come funziona l’app email, prova a inviare un autoresponder da form o a impostare una newsletter.

Se stai appena iniziando con la tua applicazione Xperience, concentrati su:

• Verificare con l’amministratore se un email channel è stato configurato
• Esplorare i tipi di contenuto email disponibili
• Provare un template Email Builder o basato su macro per prendere confidenza con la creazione dei contenuti

Riepilogo

L’email marketing è in piena espansione. Con Xperience by Kentico, hai a disposizione una piattaforma flessibile e rispettosa della privacy che ti aiuta a connetterti con persone reali, non solo con i numeri del traffico. Impara a usare gli strumenti, sfrutta i tipi di email disponibili oggi e collabora con il tuo team per ottenere il massimo da ogni messaggio. Così potrai aumentare l’engagement e sarai pronto per il prossimo livello di email marketing non appena sarà disponibile.